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好習慣被管理者嚴重低估了!深刻影響員工的積極性

時間:2020-04-25 17:06 來源: 重慶118百科知識網 網址: www.ilkdeneyim.com 編輯:小多

在日常的工作中,你是否傾向於說出自己對他人的看法?

對於他人的努力,你是否給予客觀的表揚或批評?

相信日常工作中,很多管理者對於以上問題的回答是否定的,他們不擅長處理反饋,很多情況下寧願選擇回避問題。

然而,給予反饋對管理者來說是一個很好的溝通機會,不僅能夠更了解他人、發展和保持良好的工作關係、取得管理者預期的成果,而且能提高管理者的自我意識。

既然反饋如此重要,管理者又該如何做呢?以下,Enjoy:

常識君|有話說

被管理者嚴重低估的好習慣!深刻影響員工積極性

作者:季益祥

來源:管理的常識(ID:Guanlidechangshi)

作為微軟的創始人,全球最富有、最有影響力的人之一比爾·蓋茨對教練推崇備至。

他在2015年TED演講中,開場第一句話就是:“Everyone needs a Coach.”即每個人都需要一位教練,因為我們需要得到別人的反饋,這樣我們才能進步。

他在演講中提到,有一群人,他們幾乎收不到係統化的反饋信息來提高他們的工作效率,而這群人從事著世界上最重要的職業之一—老師。

調查顯示,中小學老師們能得到的唯一反饋就是“滿意”。

對此,他捐獻了5億美元給學校,安裝了攝像係統,通過攝像係統的反饋,幫助老師更好地改善行為,進而帶來教學效果的提升。

有效反饋是指對被指導者的行為以及行為的影響,用語言進行描述並傳遞給對方,是促進被指導者行動的技術。

反饋的核心要素是觀察,要仔細觀察發生的事情,並清楚地表達觀察到的內容。這並不是說要始終保持客觀,不進行任何評論,隻是強調要將觀察與評論區分開來。

如果混淆了觀察與評論,對方容易理解為受到了批評,因而產生防衛的心理。

01

缺乏反饋

是員工產生倦怠感的原因

對員工進行反饋很重要,但大多數管理者都缺乏反饋的知識和意識,如果缺乏反饋,管理者的工作難度就會增加。

例如,員工把工作完成得非常好,並且超出了管理者的預期,但管理者沒有給予任何反饋,員工就會懷疑工作完成得是否正確。

因為缺乏反饋,員工在下一次工作過程中,甚至可能會將正確的事情做錯。

員工正確的行為沒有得到反饋就無法強化。而員工做錯時沒有得到反饋,同樣的錯誤就會反複出現。所以反饋是管理者提高績效的一個重要工具,也是一項非常重要的管理技術。

反饋是一個重要的激勵手段,基於不同的行為和目的,它又被分為兩種不同的激勵方式:

積極性反饋(BIA):英文單詞Behavior Impact Appreciation的縮寫,是指在員工達標、超出期待以及做出卓越成績的時候,通過指出被指導者優秀的行為和取得的成果,以增強被指導者自信心的表揚和認可的行為。

發展性反饋(BID):也叫作建設性反饋,是英文單詞Behavior Impact Desired Behavior的縮寫,是指當被指導者有不恰當的行為時,通過指出被指導者錯誤的行為以及需要改善的地方,幫助被指導者製訂改進方案的行為。

這兩種行為就是我們常說的表揚和批評,雖然它們聽起來非常簡單,但對很多管理者來說是非常大的挑戰。管理者特別容易犯幾個錯誤:

1.不反饋,或者叫作漠視

當員工做得特別好的時候,他們也沒有特別的表示,還是和往常一樣。沒有任何反饋,員工的成就感會大幅度降低,甚至在內心懷疑這件事到底有沒有做好,時間久了、次數多了,員工的職業倦怠感就產生了。

2.以一種非常空洞而且恭維意味十足的方式對員工進行表揚

這樣的反饋方式不會起到強化對方行為的作用和價值。

行動教練認為反饋很重要,是因為反饋可以讓員工保持正確的行為,不用管理者一遍一遍地叮囑,日後可以自發地完成某項工作,這也是反饋的內在價值。

而恭維對方的表揚並不會對員工產生激勵作用,反而會讓員工覺得很假。

被管理者嚴重低估的好習慣!深刻影響員工積極性

02

積極性反饋

讓員工越來越優秀

積極性反饋簡稱BIA,是由三個英文單詞的首字母組合而成:Behavior行為、Impact影響、Appreciation欣賞和感謝。

1. B代表Behavior行為

行為非常重要,積極性反饋首先要求反饋必須講求行為,因為沒有行為描述的積極性反饋就是恭維,就是拍馬屁。所以想要用BIA來激勵他人,要從對方的具體行為開始,積極性反饋必須指出具體行為好在哪裏。在能夠指出對方做得好的具體行為時,說明你真的關注了對方,這樣你的積極性反饋才是真誠的,你的誇獎才有效。

2. I是Impact影響

說完行為後,要強調對方的行為對他人或團隊產生了怎樣積極的影響,讓他知道他的行為所產生的意義和價值,提高他對做這件事的意願度和成就感。

3. A是Appreciation欣賞和感謝

說完行為和影響後,要向對方表達你發自內心的欣賞和感謝。一句簡單的感謝,就可以讓他人產生巨大的能量。

被管理者嚴重低估的好習慣!深刻影響員工積極性

積極性反饋BIA

每個員工都希望自己的工作是在為公司做貢獻,而不是可有可無的存在,所以當員工的行為發生積極的改變時,管理者一定要把這種行為描述出來。

一旦管理者這樣做了,對方會認為他是受到關注的,而且表揚是針對他一個人而不是對所有人的,會讓他感到這個讚揚是獨特的。

員工被表揚後就知道什麽樣的行為是管理者認可的,這就意味著類似的事情以後不需要管理者再叮囑了。

積極性反饋不僅可以激勵他人,還可以改變給予反饋的人。

當你總是關注事情積極的一麵,你會驚奇地發現,你對事情的看法也隨之改變了。當你在做積極性反饋時不妨留意一下,看看自己是否也很開心,是否內心也充滿了能量。

需要注意的是,有些管理者在表揚員工時經常會說:“你這件事做得真棒!”雖然對方也很開心,但是他並不知道究竟哪裏做得棒,所以這樣的表揚沒有實質性的意義。

如果能夠具體指明被指導者什麽地方做得好,對方就會清楚什麽樣的行為是被認可的,而且說明管理者真的注意到了員工優秀的表現而不是泛泛地恭維。

另外通過給予積極性反饋,員工就會知道管理者對他們工作的評估是公正的,由此他們會更願意聽取管理者的反饋。

另一個需要管理者注意的是,不要用評判代替觀察到的行為

比如“你經常過來”是評判而不是對行為的描述,改成行為就要說:“我看到你每周至少過來3次。”

再比如 “你總是積極配合我”也是評判而不是行為描述,改成行為描述要說:“我最近組織了3次活動,每次都看到你第一個報名參加。”

舉個正確使用BIA的例子:

“小李,我看到你提前一天就完成了我交給你的任務,為我們整個團隊的進度節約了一整天的時間,這點我特別感謝你。”

這段話中同時包含了行為、影響、欣賞和感謝三個要素,而聽到這句話的下屬,就會非常清晰地知道,是提前一天完成任務的這個行為得到了管理者的認可,這會讓他打從心裏願意強化這個行為。

及時的表揚讓員工意識到管理者是非常關注自己的,所以要把這份工作做得更好。

被管理者嚴重低估的好習慣!深刻影響員工積極性

03

發展性反饋

對事不對人

和積極性反饋一樣,發展性反饋也分成三段式:

首先描述對方不正確的行為,

其次講述不正確的行為造成的影響,

最後表達自己對對方改變行為的期待。

發展性反饋一定要描述對方錯誤的或不恰當的行為,這是對事不對人的基礎。因為發展性反饋對事不對人,所以管理者可以隨時指出員工錯誤的行為,這樣就可以避免讓對方產生抵觸情緒。

比如,員工遲到了,你千萬不要說:“小李,你怎麽又遲到了?你怎麽就不能做到守時呢?”這樣說就是一下子否定了這個人。

管理者應該描述行為,讓對方清楚地了解這件事,比如,“小李,今天的培訓我們約定的是9點鍾開始,結果我發現你9:50才進入會場。”

這樣的說法就是客觀地描述了行為,對方完全能夠接受。

說完行為之後就是影響:“因為你遲到了50分鍾,前麵老師分享的關鍵內容你就沒有學到,這會影響你一天的學習效果。”

這樣說就是告訴了對方這樣的行為會給他造成什麽樣的影響。影響可以是對他自己的,也可以是對其他人的。

最後要表達對他的期待,需要注意的是,期待一定要具體,千萬不能說“我希望你明天早一點兒”,或者“我希望你下次別遲到”,而要說:“我希望下次培訓的時候,你能提前10分鍾進入會場。”這樣的期待就非常清晰了。

在進行發展性反饋的時候,建議用“我”開頭。比如說“你每周隻來一次”就有點兒指責的意味,但如果說“我發現你每周來一次”,那麽萬一他每周來兩次,他也不會抗拒你。

“我”字在這裏體現了教練原則:“我”內心對你充滿了支持、期待和信任,所以“我”給你指出這樣的行為,是期待你去改變的。

在進行發展性反饋時,我有一個小建議,就是在行為描述之後直接講影響,影響講完直接講期待改變的行為,要一氣嗬成地進行一個發展性反饋。

舉個例子:

當你說:“我發現你過去每周隻來了一次。”後麵沒有接著講影響,這時對方可能就會解釋這件事情,他說:“當然隻能來一次,因為我有……的情況。”這時你的反饋很難再繼續進行。

所以如果你希望對方改變行為,直接進行一個BID就可以了。

這裏介紹一個場景,檢驗一下你有沒有真正掌握發展性反饋:

明天你要交一份重要的報告給你的上級,但是你現在不在辦公室,回去打印修正已經來不及了,所以你就找你的下屬小王,讓他幫你完成。

結果第二天一早,你發現報告裏有很多錯別字,於是你批評小王:“連這麽簡單的事都做不好,這麽多錯別字,你的眼睛是幹什麽用的?”

下屬聽到這樣的批評,內心一定會有怨氣。

如果你是一個教練型管理者,讓你用發展性反饋的方式來做,你會怎麽對你的下屬說?

先不要看修改示例,自己獨立思考一下,記住發展性反饋的步驟:行為、影響和期待。

修改示例:

“小王,報告我看了,我發現這份報告裏有5處錯別字。這些錯誤會降低報告的可信度,也會影響你的工作績效,所以下次提交報告前請多核對一遍,以確保文字百分之百準確。”

這樣來做發展性反饋,下屬立即就明白錯在哪裏了,回去也可以馬上知道哪些地方需要進行修正。

當下屬很快就把報告修改好,再次把報告交到你手上的時候,你最好對他及時修正的行為做一個積極性反饋,這樣就可以激勵他強化自己的行為。

被管理者嚴重低估的好習慣!深刻影響員工積極性

使用發展性反饋時需要注意以下幾點:

1.聚焦於對方的行為,描述對方說了什麽或做了什麽,同時期待的行為也要具體、可操作。

2.行為的影響不僅是針對他人和團隊,更要針對個人。

3.給予發展性反饋要及時。

發展性反饋隻有涉及他人可控的事情時才會有幫助。而當反饋是針對個人性格或者已經錯過的時機時,反饋是無效的,因為即使對方想做些什麽也做不到了。

在發展性反饋裏,期待的行為一定要具體,而且一定要基於對方的能力,就是對方能做到的程度,千萬不能期待對方完成一個根本不可能完成的任務,比如兩年內銷售額增加10倍。

如果你期待的行為是對方做不到的,那麽就容易導致對方心情很失落。所以對別人的期待,一定要是對方通過努力能夠完成的

關於作者:季益祥,著名領導力專家,專注於企業教練12年,行動教練創始人。

本文為“管理的常識”(ID:Guanlidechangshi)首發,摘編自《行動教練》,機械工業出版社出版。轉載請與我們聯係取得授權。



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本文信息參考自:中國人事考試網

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